2020年9月25日
欧洲专利局（EPO）已改为通过视频会议在审查和异议中进行口头程序，但在上诉中，仍采取在德国的面对面会议。 根据哥斯德欧洲专利代理律师Marjut Honkasalo介绍，新的上诉政策要求当事方保持警惕，因为口头程序的地点和时间可能会在短时间内改变，并且要当事方自己来跟进是否有变化。
新型冠状病毒大流行迫使欧洲专利局（EPO）改变了其口头审理方法。 视频会议正在进行越来越多的口头程序，并且正在试点引入电子邮件通信而不是传真。 在欧洲专利局上诉委员会进行口头程序的新政策要求有关各方特别警惕
欧洲专利局目前的政策是在上诉委员会继续通过面对面会议之前进行口头诉讼。一方可以要求召开视频会议，但是只有在各方都同意的情况下才可以视频会议。
上诉委员会的口头审理在慕尼黑郊区的Haar举行。因针对新型冠状病毒大流行引入了安全预防措施，有可能必须在短时间内更改上诉程序的开始时间和地点。欧洲专利局只能在每次口头审理的前三天左右确认时间和地点。
“为确保遵守与他人身体距离的有关规定，口头程序的开始时间可能需要错开。此外，上诉委员会在哈尔（Haar）的场所中只能提供数量有限的合适场地，因此可能不得不在慕尼黑市中心的欧洲专利局总部进行一些口头程序。欧洲专利局已经停止了其先前通知当事人变更地点或时间的服务，现在由当事人自己来跟进这种变更。”欧洲专利代理人Marjut Honkasalo解释说。
上诉委员会在夏季末恢复了新型冠状病毒前的原有程序，不再与当事方联系、询问他们是否能够在预定时间参加口头审理。希望进入EPO大楼的当事方和代表必须填写一份自我声明、确认他们没有暴露于病毒，没有感冒或流感症状或两周内没有访问过Robert Koch研究所确认的任何高风险区域。
“任何人无法确认这些规定的话都会被拒绝进入大楼。那样的话将相应地通知主管上诉委员会，并将将决定是否可以在没有该人的情况下进行口头审查，或是否需要将其推迟。如果当事方一方事先知道由于隔离等原因而不能参加，他们现在将不得不要求更改日期并希望最好。”
政策的另一个变化是，现在一般限制为每方最多两个人出席，这在实践中通常意味着欧洲专利代理律师和客户代表。
“旅行限制的突然改变可能使各当事方无法到达慕尼黑或迫使他们在抵达时进行为期两周的自我隔离，如果在口头审理的前一天原籍国的类别发生了变化，到访者甚至可能会被拒绝游客进入EPO的办公楼。航班也供不应求，并可能在最后一刻取消。在目前的情况下，从非德语的角度来看，通过视频会议进行口头程序将是最公平，最简便的选择。” Honkasalo表示。
EPO目前正在处理的上诉早在冠状病毒大流行开始之前就已提交，Honkasalo将当前问题归咎于不幸的时机。
“针对EPO决定的上诉很少，如果提起上诉，EPO知道该案对上诉人很重要。没有人曾预料到这种流行病或它将带来的挑战。现在提交的口头审理的上诉可能会推迟到找到针对新型冠状病毒的疫苗后进行，而目前在口头审理阶段的上诉正面临最大障碍。”
审查中的口头听证则相反：欧洲专利局在春季改变了政策，现在所有的专利申请都通过视频会议进行审查。传统的面对面口头程序只有在特殊情况下才有可能。
“EPO在这方面完全改变了以往的做法。欧洲专利局的以往政策是只在少数情况下召开视频会议，并且只有在事先提出特殊要求的情况下，视频会议现在已成为其进行口头审查程序的常规方式。截至7月份，欧洲专利局已经通过电视会议举行了1000场口头听证会，这肯定比过去20年的总和还要多”, Honkasalo 解释到。
这种新做法受到了位于欧洲专利局附近的国家的专利代理机构的批评。
“即使亲自参加口头审理不成问题，EPO仍坚持视频会议政策。新政策旨在使程序更加公平。通过视频会议进行口头审理也可以节省时间和金钱，” Honkasalo解释说。
“视频会议的规则过去是，一个会议的所有人都必须在同一个屋子里，但是现在每个人都可以在不同的地方参加会议。 这样可以使诉讼程序更加顺畅地进行，尤其是在当前情况下，但是让所有人都在同一场所可以使代理人更轻松地与委托人进行沟通，而无需其他方听到对方的发言。 在所有人都远程加入的情况下，代理人需要与他们的客户建立单独的连接以实现这种沟通。”
疫情还推动了欧洲专利局发展通过视频会议进行异议程序的更好方式。欧洲专利局（EPO）在春季启动了一项试点项目，旨在对异议的口头诉讼进行视频会议技术试验，该试验将持续到2021年4月。
在今年余下的时间里，针对异议将没有面对面的口头审理会议，这意味着所有原定于2020年进行的口头审理都将被纳入试点项目或推迟进行。
“由于这项新政策，欧洲专利局已决定将试点项目尚未通过视频会议确认或未经双方同意以视频会议方式举行的所有异议口头程序推迟至进一步通知。 Honkasalo解释说，在试点项目中，只有在所有有关方面（包括异议方，专利权人和欧洲专利局）同意的情况下，异议的口头程序才能通过视频会议进行。
该试点项目的目的是逐步建立视频会议，作为EPO进行口头审理的标准方式。 与审理程序相比，为异议程序引入视频会议更具挑战性的原因是，异议程序通常涉及大量的当事人，并且一个或多个当事人可能需要同时在EPO的官方语言之间进行口译。
“ EPO的异议和上诉程序也向公众开放，视频会议举行的口头程序甚至更容易让公众参加：公众不再需要前往EPO所在地跟进程序，而是只需索取访问码即可在世界任何地方跟进。”
Marjut Honkasalo
Partner, European Patent Attorney
marjut.honkasalo@kolster.com
+358 50 524 2413
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