14.9.2020
Euroopan patenttivirasto EPO on siirtänyt hakemusten ja väitteiden suulliset käsittelyt videoyhteyksien varaan, mutta valitusten suullisia käsittelyjä pidetään yhä paikan päällä Saksassa. Ne vaativat huomattavaa tarkkaavaisuutta, sillä aika ja paikka saattaa muuttua viime hetkellä, ja se pitää itse huomata, kertoo Kolsterin eurooppapatenttiasiamies Marjut Honkasalo.
Koronapandemia sai Euroopan patenttivirasto EPOn muuttamaan suullisten käsittelyiden käytäntöjään. Videoneuvottelun käyttöä laajennettiin ja sähköpostin käyttöä faksin sijaan testataan. Eniten tarkkaavaisuutta edellyttävät valitusvaiheen suulliset käsittelyt.
Tämän hetken tilanteen mukaan valitusvaiheen suulliset käsittelyt pidetään loppuvuonna pääsääntöisesti perinteisesti paikan päälle kokoontumalla. Videoneuvottelua on pyydettävä erikseen ja se onnistuu vain, jos se sopii kaikille osapuolille.
Suulliset valituskäsittelyt pidetään Haarissa, Münchenin esikaupungissa. Koronasta johtuvien turvallisuusmääräysten vuoksi valituskäsittelyiden alkamisaika ja käsittelypaikka saattavat vaihtua etukäteen ilmoitetusta. Lopullinen kellonaika ja paikka selviävät vasta noin kolme päivää ennen varsinaista käsittelyä.
”Koronan edellyttämien turvaetäisyyksien vuoksi käsittelyjen alkamisaikoja voidaan joutua porrastamaan ja Haarin pienet tilat voivat johtaa käsittelyn siirtämiseen Münchenin keskustaan EPOn päärakennukseen. Aikaisemmasta käytännöstä poiketen muutoksista ei lähetetä tietoa vaan valittajan ja muiden osapuolten vastuulla on pysyä itse kärryillä lopullisesta alkamisajasta ja paikasta”, eurooppapatenttiasiamies Marjut Honkasalo kertoo.
Valituslautakunnat palasivat kesän lopussa koronaepidemiaa edeltävään käytäntöön ja olettavat vahvistusta kysymättä, että kaikki asianosaiset saapuvat käsittelyyn paikan päälle. Sisälle pääsy kuitenkin edellyttää kirjallista vakuutusta siitä, ettei kahden edeltävän viikon aikana ole altistunut virukselle, kärsinyt vilustumisoireista tai oleskellut Robert-Koch-instituutin määrittelemällä korkean riskin alueella.
”Jos vakuutusta ei pysty antamaan, suulliseen käsittelyyn ei pääse. Siinä tapauksessa valituslautakunta päättää, voidaanko suullinen käsittely pitää ilman pääsykiellon saanutta henkilöä vai siirretäänkö käsittelyä. Jos jo ennakkoon tietää, että paikalle ei pääse karanteenin tai muun syyn vuoksi, on itse pyydettävä lykkäystä ja toivottava sen onnistumista.”
Käsittelyiden osallistujamäärä on myös aiemmasta poiketen rajattu kahteen henkilöön per osapuoli, mikä tarkoittaa käytännössä eurooppapatenttiasiamiestä ja asiakkaan edustajaa.
”Nopeasti muuttuvat matkustusrajoitukset voivat estää Müncheniin siirtymisen tai edellyttää matkustajalta kahden viikon karanteenia ja jopa estää pääsyn EPOn tiloihin, jos lähtömaan luokitus muuttuu edellisenä päivänä. Lentojakaan ei välttämättä saa tai ne voivat peruuntua lyhyellä varoitusajalla. Nykytilanteessa, ei-saksalaisesta näkökulmasta etäyhteys olisi tasapuolisin ja helpoin vaihtoehto”, Honkasalo kertoo.
Tällä hetkellä käsiteltävät valitukset on jätetty huomattavasti ennen korona-aikaa, joten kyse on Honkasalon mukaan huonosta tuurista ajoituksen suhteen.
”Valituksia ei tehdä lukumäärällisesti paljon, mutta kun sellainen tehdään, kyse on tärkeästä tapauksesta. Koronaa tai sen aiheuttamia haasteita oli mahdotonta ennustaa. Nyt tehtävät valitukset taas tulevat suulliseen käsittelyyn todennäköisesti pitkälti koronarokotteen kehittämisen jälkeen, joten haastavin tilanne on nyt suullisessa käsittelyvaiheessa olevilla valituksilla.”
Hakemusvaiheen suullisten käsittelyiden tilanne on päinvastainen, sillä keväästä lähtien patenttihakemusten käsittelyvaiheen suulliset käsittelyt muuttuivat videoneuvottelukäsittelyiksi. Perinteisen kasvokkaisen suullisen käsittelyn saa hakemusvaiheessa nyt ja tulevaisuudessa ainoastaan erittäin painavista syistä.
”Tältä osin EPO on tehnyt täyskäännöksen käytännössään. Aiemmin videoneuvotteluja piti pyytää etukäteen ja niitä myönnettiin vain pienelle osalle, mutta nyt suulliset käsittelyt tehdään automaattisesti etäyhteydellä. Vuoden alusta heinäkuuhun mennessä EPO oli tehnyt jo tuhat suullista käsittelyä videoneuvotteluna, mikä on varmasti enemmän kuin edellisen 20 vuoden aikana yhteensä”, Honkasalo kertoo.
Käytäntö on aiheuttanut kritiikkiä alueilla, joiden patenttitoimistot sijaitsevat lähellä Euroopan patenttivirastoa.
”Vaikka suullisessa käsittelyssä olisi mahdollista käydä paikan päällä, EPO pitää tiukasti kiinni uudesta videoneuvottelulinjastaan. Se tasapuolistaa menettelyä. Videoneuvotteluna toteutetut suulliset käsittelyt säästävät myös kustannuksia ja aikaa”, Honkasalo kertoo.
”Aiemmin videokäsittelyissä kaikkien osanottajien piti olla samassa huoneessa, mutta nyt käsittelyihin voi osallistua kukin taholtaan. Se helpottaa osallistumista varsinkin nykytilanteessa, mutta samassa huoneessa istuessa on helpompaa kommunikoida asiakkaan kanssa niin, että muut eivät kuule. Jos istutaan eri paikoissa, tähän kommunikaatioon on luotava itse oma erillinen etäyhteys.”
Korona-aika on sysännyt EPOa pidemmälle väitteen videokäsittelyiden kehittämisessä. EPO käynnisti keväällä väitevaiheen suullisiin käsittelyihin videokäsittelypilotin, joka on käynnissä huhtikuuhun 2021 saakka.
Ainuttakaan paikan päällä tapahtuvaa väitevaiheen suullista käsittelyä ei järjestetä loppuvuoden 2020 aikana, vaan kaikki loppuvuoden suulliset käsittelyt ovat osa pilottia.
”Uusien käytäntöjen takia väitekäsittelyt pidetään ennalta sovitussa aikataulussaan vain, jos ne on sovittu tai sovitaan videokäsittelyiksi. Videokäsittelyn toteutuminen onnistuu pilottivaiheessa vain, mikäli se sopii kaikille osapuolille, eli väitteentekijälle, patentinhaltijalle ja EPOlle”, Honkasalo kertoo.
Pilotin tarkoitus on viedä suullisia käsittelyitä puhtaasti videoneuvotteluyhteyden suuntaan askel askeleelta. Hakemisvaiheeseen verrattuna väitevaiheen videoneuvottelykäsittelyn vaikeutta lisää osapuolten määrä ja mahdollisesti tarvittava simultaanitulkkaus EPOn käsittelykielten välillä jonkun osapuolen pyynnöstä.
"Väite- ja valituskäsittelyt ovat myös avoimia yleisölle, joten videoitse toteutetut suulliset käsittelyt avaavat niitä vielä laajemmin: koodin pyytämällä tilaisuutta pääsee seuraamaan videoyhteydellä mistä tahansa, eikä ainoastaan paikan päälle matkustamalla.”
Marjut Honkasalo
Partner, European Patent Attorney
marjut.honkasalo@kolster.com
050 524 2413
LUE MYÖS
Patentit saivat ohituskaistan Euraasiaan – PRH aloitti yhteistyön Euraasian patenttiviraston kanssa